Послуги з переїзду офісу: Як зробити процес перевезення легким

Нині офісний переїзд може здатися, особливо людям, які до цього з ним не мали справи, доволі клопітким, витратним по часу та силам, а також надзвичайно складним завданням. Особливо це стосується громіздких за своєю квадратурою приміщень, де працює величезна кількість працівників, кожен з яких за період роботи офісу накопичив неймовірну кількість особистих та робочих речей. Зокрема зараз ми говоримо як про документи з канцелярським приладдям, так і про різноманітні сувеніри з особистим майном та оргтехнікою.

Ось чому під час переїзду з одного офісу в інший, спеціалісти рекомендують робити все від себе залежне задля максимально грамотної та ефективної організації всієї процесії. Важливо пам'ятати, що в цій ситуації важливу роль тут відіграє сам процес транспортування майна з місця на інше місце, а також перш за все правильна та вірна упаковка, що після неї можливо буде доволі швидко все розпакувати аби розпочати виконувати свої робочі обов'язки.

Кожен окремий день, що було витрачено на офісний переїзд, не дозволяє підприємству працювати та позбавляє нинішніх клієнтів і можливості якісно надавати всі послуги. Відповідно це суттєво зменшує загальну суму доходів. Тому питанням, яке нині хвилює багатьох керівників, є саме правильна організація офісного переїзду. Про неї далі й поговоримо. Також поговоримо про те, що Moving Expert це послуги з переїзду офісу, недорого та якісно.

Основний план дій під час організації переїзду будь-якого офісу

Для того аби переїзд вашого офісу запам'ятався вам як дійство по максимуму зручне та комфортне, не ігноруйте можливість вдатися до ретельного та продуманого планування. Оргтехніка з меблями та документами – власність вашої компанії, яка повинна відправлятися поетапно та відповідно окремо одне від одного. Ці зазначені нами пункти – це те, що під час планування найважливіше, адже всі вони разом і складають ваш офіс.

Найжахливішими факторами для офісного переїзду вважається неорганізованість, незрозуміла розгубленість та навіть легка паніка і відсутність будь-якого чіткого плану дій. Якщо ви хочете аби все пішло як вам того потрібно, виділіть трохи вашого вільного часу та заздалегідь складіть план дій. Зокрема зверніть увагу на наступні моменти:

Ви прийняли для себе виважене рішення, а отже вам потрібно буде врахувати всі майбутні витрати та навіть можливі вигоди від зміни місця локації вашого офісу. Завчасно прорахуйте збитки, що можливо можуть виникнути та потім своєю появою ускладнити бізнес справи. Намагайтеся уникати всіх неприємних моментів.

Призначте колег, які будуть відповідальними за переїзд. Не намагайтеся робити все завдяки зусиллям вашого колективу. Пам'ятайте, що коли за одну справу береться кілька людей, це ні до чого хорошого в кінцевому результаті не приведе. Давайте якомога чіткіші вказівки, розподіляйте обов'язки між працівниками, нехай кожен слідує вашим рекомендаціям і тоді все піде чітко по плану без всяких зривів та відхилень у графіку.

  1. Обов'язково закупіть всю необхідну тару для пакування вашого офісного майна. Потурбуйтеся про перевірені та якісні картонні коробки. Закупляйте тару в різних розмірах. Крім коробок також необхідно потурбуватися про клейку стрічку, бульбашкову плівку та стрейч плівку, картон та інші пакувальні матеріали, які можуть знадобитися.

Повідомте своїх клієнтів та співробітників про майбутній переїзд

Дайте знати своїм клієнтам, що впродовж певного часу з вами не можна буде зв'язатися в умовах офісу, а лише по телефону. При нагоді можете повідомити їм адресу майбутнього офісу та контактну інформацію й будь-які інші важливі деталі. Важливо аби у вас була змога комфортно переїздити і ваші клієнти не хвилювалися через незнання де ви.

Обов'язково повідомте про переїзд всю свою команду. Нехай ваші працівники будуть знати про деталі переїзду та етапи. Таким чином вони не будуть панікувати та зможуть самостійно підготувати до дійства свої робочі місця.

Збір речей та маркування коробок. Технічне забезпечення

Посортуйте ваше офісне майно та намагайтеся все перевозити окремо. Одні речі, що схожі з іншими, перевозьте в окремих коробках. Це допоможе під час розпакування речей не плутатися та заощадити час. Маркування кожної окремої коробки – це звісно один з основних нюансів під час будь-якого офісного переїзду. Для маркування можна використовувати маркери або спеціальні інформаційні листи, де можна вписувати потрібні дані. На кожній коробці детально та лаконічно розпишіть, що всередині та для якого приміщення.

Такі сплановані позначки суттєво полегшать весь подальший процес розпакування. Крім того, вони допоможуть вам уникнути всякого безладу під час безпосереднього розбору офісних речей. Ретельний підхід з дотриманням всіх необхідних організаційних процедур – ось те, що дасть змогу дотримуватися раніше продуманого плану, значно заощадити кошти вашої компанії та вкластися в продумані терміни.

Обов’язково позначайте коробки та предмети аби вони легко визначалися на новому місці. Можна організувати офісне майно за відділами з конкретними функціональними групами. Це також допоможе суттєво заощадити час на зборах і потім уже безпосередньо під час розпакування речей на новому місці.

Також варто перевірити ваше технічне забезпечення та переконатися у тому, що всі комп'ютери з телефонами та технічним обладнанням іншого плану зібрано, надійно та безпечно запаковано у потрібні коробки та готово до погрузки в машини для подальшої відправки.

Які підготовчі операції під час офісного переїзду не варто ігнорувати?

Перш за все потрібно виділити кілька необхідних до виконання під час переїзду завдань. Складіть повний та детальний перелік всього того, що ви збираєтеся перевозити. Після того як ви знайдете відповідальних за складання та сортування і пакування, не зайвим було б відвідати майбутній офіс та ретельніше до нього придивитися. Пам'ятайте про важливість продумати планування майбутнього розміщення меблів з оргтехнікою.

Під час цього враховуйте габарити вашого нового офісу та розміщення потрібних вам речей і офісного майна. Це важливо продумати з метою організації ефективної роботи офісу та всіх його працівників. Будьте певні, потім ви собі за це подякуєте. Під час планування офісного переїзду також не забувайте про правильне відключення всієї оргтехніки та її якісний збір з безпечним пакуванням. Демонтуйте та розберіть і запакуйте всі полиці з шафами та стелажами й тумбами. Не забувайте про офісні сейфи. Всі ці речі необхідно зібрати та запакувати й завантажити в машину для подальшого перевезення на нове місце дислокації.

До речі, витрачайте свій час для організації акуратного складування з розміщенням техніки в ящики. Не нехтуйте правилами надійного закріплення усього вашого майна під час транспортування. Це допоможе вам уникати будь-яких, навіть найменших пошкоджень. Не варто заощаджувати на упаковці, яка забезпечить надійний захист усьому інвентарю. Це допоможе заощадити кошти на придбанні нової оргтехніки та іншого обладнання, що потрібне для роботи.

Організаційні питання в день безпосереднього офісного переїзду

Ось і настав той особливий та відповідальний для вас і для всієї вашої компанії момент. Варто підготуватися до того, що день переїзду розпочнеться доволі рано і відповідно пізно закінчиться. Саме тому слід запастися хорошою дозою терпіння та призначити відповідальних за контроль переїзду в кожному із двох офісів. Співробітник для старого офісу має простежити аби усі речі були акуратно запаковані в машину. Водночас колега в новому офісному приміщенні має нести відповідальність за обережний прийом товарів. Співробітник нового офісу має керувати процесом розвантаження коробок.

Окремо варто призначити та третю людину, яка буде відповідальна за перевезення ваших документів з цінними паперами. Не забувайте про необхідність організації перепочинку працівників під час переїзду. Це теж важливо і покаже вас у світлі відповідального керівника, який любить свій колектив.

Як успішно уникнути проблем під час офісного переїзду?

Якщо ви не впевнені у тому, що зможете своєю дружньою командою здійснити успішний офісний переїзд. Якщо у вас просто немає часу та сил займатися цим питанням, адже потрібно напружено працювати аби й надалі компанія ефективно функціонувала, тоді не потрібно брати все на свої плечі. Вас ніхто не змушує цього робити. З метою уникнення будь-яких проблем з офісним переїздом, зверніться за допомогою до профі.

Тільки спеціалісти з багаторічним успішним досвідом зможуть допомогти вам максимально швидко, без будь-яких нервових ситуацій та без проблем переїхати зі старого робочого місця на інше робоче місце. Вам залишиться лише розпакувати все або ж довірити це спеціалістам і потім просто відзначити новосілля і спокійно продовжити роботу.

Для того аби ви довго по часу не шукали таку мувінгову компанію, чиї працівники Вам допоможуть, зверніться за послугами в нашу сучасну українську компанію Moving Expert. Маємо штат кваліфікованих співробітників з потрібним досвідом, автопарк транспортних засобів на будь-які потреби та смакові вподобання, всі необхідні для роботи знання, навички й вміння. Тому з легкістю позбавимо вас від будь-яких проблем, адже наша команда Moving Expert працює як один злагоджений механізм.