По словам специалистов, организация успешной конференции состоит из трех стратегических шагов, которые обсуждаются в этой статье. Попадая в зал на конференцию, тренинг или другое событие, обычно вы обращаете внимание только на расположение объекта и объем пространства. Чем же необходимо руководствоваться, выбирая зал для проведения корпоративной конференции? Найти конференц залы в украине в аренду можно тут.
Определение цели встречи
Первый шаг - это определение цели встречи: что именно вы планируете в нём провести? Корпоративная конференция для сотрудников (например, из филиалов, которые находятся в других городах) будет выглядеть совсем иначе, нежели конференция для клиентов фирмы. Это может быть конференция, которая имеет целью повышение квалификации сотрудников и обмен мнениями, опытом, или конференция, во время которой вы хотите представить профиль вашей компании. Необходимо подготовить план мероприятия. Только тогда можно начать поиск подходящего места. Вы можете использовать для этой цели отраслевые порталы, сайты или каталоги объектов.
Разошлите ваши запросы
Когда вы выбираете несколько объектов, которые могут удовлетворять вашим требованиям и стать хорошим местом для проведения конференции, стоит отправить запрос. Создавая его, вы должны руководствоваться сценарием запланированного мероприятия. Выяснить какие номера в отеле и сколько их. Какие блюда предлагает ресторан-гастрономия и, прежде всего, каковы конференц-залы в аренду. Определитесь, нужен ли вам один большой зал в течение всей конференции, или, может быть, несколько небольших залов (работа в группах). Решите, с каким аудиовизуальным оборудованием вы будете работать, нужен ли проектор LCD, доски для маркеров, или, например, массив с отрывными листами бумаги. Уточните, будут ли во время конференции перерывы (например, на кофейный буфет)?
Визит в потенциальное место
Часто бывает, что клиенты посещают потенциальное место проведения конференции. Там они могут лично посмотреть, как всё выглядит в реальной жизни (а не в рекламном проспекте), как добраться до отеля, как расположен отель, как выглядят обстановка и интерьер зала. В частности, это делается, как правило, для ознакомления с конференц-залами и их техническим оснащением. Можно убедиться также в том, что сохраняется достаточный акустический комфорт зала.