Як бізнесу зробити свою допомогу Україні ефективнішою – ТОП-6 порад від керівника гуманітарного напряму Нової пошти

“Війна – це не лише про біль та втрати, але й про допомогу“, – Андрій Григоров – керівник гуманітарного напряму роботи компанії Нова пошта.

Звісно, допомога від благодійних фондів стала важливою частиною на шляху України до перемоги.

Але до лав волонтерів стали також і представники бізнесу, які щоденно стикаються з організаційними, логістичними та комунікаційними проблемами.

Компанія Нова пошта має багаторічний досвід вирішення таких питань, як і досвід співпраці з волонтерами, благодійними фондами та бізнесом. Саме тому керівник гуманітарного напряму Нової пошти у своїй колонці для AIN.UA дав поради, як оптимізувати зусилля та налагодити процеси.

Андрій Григоров – керівник гуманітарного напряму роботи компанії Нова пошта

1. Оберіть той напрям, який ближче до вашої спеціалізації

Якщо хочете справжньої системності та ефективності не намагайтеся охопити весь процесс. Наприклад, якщо йдеться про дрони для фронту, не треба хапатися за всі частини цього великого процесу. Адже треба знайти оптимальний варіант, який задовольнить потребу. Це може зробити фахівець із технічних питань. Із завданням пошуку та придбання потрібної моделі найкраще впорається саме той, хто спеціалізується на закупівлях такого обладнання.

Ви можете закрити лише якусь частину цього процесу, у якій ви маєте найбільшу експертизу.

На прикладі Нової пошти, в якої найсильніша сторона – логістика, було вирішено, що саме у цій галузі допомагатиме компанія. Через це ще у 2014 році з’явилася “Гуманітарна пошта України”, яка до сьогодні перевозить своїм коштом вантажі для фондів та волонтерів.

За словами Андрія Григорова: “Логістика — дуже широке поняття, тому навіть в рамках одного напряму допомогу можна розширювати. Через наші відділення ми видаємо продуктові набори від адміністрацій міст, допомагаємо малому та середньому бізнесу переїжджати у віддалені від активних бойових дій регіони України, допомагаємо компанії McDonald’s поставляти медичне обладнання з-за кордону та продуктові набори по країні і ще багато іншого”.

Варіантів дуже багато та із багатьма потрібна допомога. Залишилось обрати та знайти тих, хто вже виконує потрібні дії по іншій частині процесу.

Співробітник Нової пошти пакує гуманітарну допомогу

2. Централізуйте управління та призначте відповідальних за окремі процеси

Коли всередині компанії було вирішено займатися гуманітарною допомогою, організація має бути такою самою, як і у всіх інших робочих процесах – злагодженою та чітко спланованою.

“У нас за гуманітарний напрям відповідає окремий департамент. Не всі бізнеси можуть собі дозволити виділити під це окрему команду, але, як мінімум, у гуманітарного напряму компанії має бути керівник або відповідальний, який створить "дорожню карту" всіх процесів та стежитиме за тим, що зроблено, які є проблеми, і що потрібно додатково проконтролювати”, – каже Андрій Григоров.

3. Ланцюг допомоги має бути узгодженим та зручним усім партнерам

Гуманітарний напрям Нової Пошти побудовано так, що все зрозуміло та прозоро, а головне – усім зручно.

Усім фондам, які постійно співпрацюють з компанією нараховуються бали, якими вони оплачують послуги Нової пошти. Така система дозволяє тримати руку на пульсі: знати, хто та для яких потреб користується програмою, регулювати, систематизувати ліміти та процес роботи із волонтерами.

Для такої співпраці досить разово заповнити заявку, щоб запустити процес на постійній основі.

Є й інший варіант, який розраховано для окремих ситуацій. Тут щоразу треба доводити гуманітарне походження вантажу.

За словами керівника гуманітарного напряму Нової пошти, разові доставки роблять ті самі фонди та організації. Тобто майже завжди разове відправлення стає першим кроком до постійного партнерства.

Таких постійно співпрацюючих партнерів зараз понад 450.

Фасування продуктових наборів на хабі Нової пошти

4. Постійно шукайте нові можливості та варіанти щоб допомагати.

Приклад Нової пошти показує, що після 24 лютого обсяги роботи зменшилися у десятки разів. Замість мільйона відправлень на день було 50 тисяч. Згодом ситуація покращилась до 400 тисяч посилок на день.

Це означало, що почало не вистачати власних коштів на допомогу, у якій постійно зростала необхідність. Компаній почала звертатися із проханням до українців донатити на пальне на доставку гуманітарних вантажів з-за кордону. Паралельно працівники зверталися до усіх міжнародних фондів.

Результатом таких звернень стала співпраця, бо більшість фондів також шукали перевізників для доставок гуманітарки в Україну. Крім цього потрібно було ще й формувати на місцях продуктові набори та доставляти до кінцевих пунктів призначення. Виявилось, що у Нової пошти є усі інструменти для цього, а фонди готові співпрацювати на комерційній основі.

Так компанія знайшла вихід, як залучити додаткові кошти та отримала чудових закордонних партнерів. До цього слід додати, як наслідок ще й два нових продукти всередині гуманітарного напряму Нової пошти:

• фулфілмент. Компанія забирає палети із продовольством, формує з них продуктові набори та передає партнерам, що вже розподіляють їх нужденним. Так вже опрацьовано та роздано більш ніж 700 тисяч наборів;
• фрахтова логістика. Нова пошта доставляє в Україну гуманітарну допомогу з виробництв у Туреччині, Румунії та Західної Європи від міжнародних організацій

Ці проєкти стали прибутковими, а гроші, отримані з них, відправляються, знову ж таки, на допомогу. Саме це дозволило збільшити бюджет гуманітарного напряму у 15 разів.

5. Почніть постійно комунікувати із державними установами

Не слід думати, що у справі допомоги під час війни треба якомога далі триматися від державних органів. Навпаки, це може все полегшити та знайти нові можливості.

Наприклад, Нова пошта, разом із “Дія.Бізнес” допомагає евакуювати малий та середній бізнес зі сходу у більш безпечні місця. “Дія.Бізнес” отримує, опрацьовує та погоджує заявки, яким потрібна допомога із релокацією. Тобто держава бере на себе усю операційну діяльність, а Нова пошта займається логістикою.

Іншим результатом співпраці Нової пошти із державою є 4 000 т гуманітарки від фонду Help Ukraine, що було завезено в країну компанією та розподілено МОЗ, ЗСУ та іншими міністерствами.

Фасування гуманітарних вантажів співробітниками Нової пошти

6. Зробіть процеси автоматизованими та стандартизованими

Всередині Нової пошти є багато департаментів та напрямів, у яких працюють тисячі співробітників. Саме тому в компанії розроблено багато інструкцій та алгоритмів дій. Це мінімізує помилки та дозволяє дотримуватися чітких стандартів роботи.

Гуманітарний напрям шукав можливості виконання кожного етапу роботи якнайкраще. Це фіксувалося у процесах та правилах. За місяць з’явилися прописані бізнес-процеси, які досі дозволяють пришвидшити та зробити більш ефективною кожну операцію.

Така схема дуже добре працює і у бізнесі та доводить свою ефективність у гуманітарній сфері.